Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации

взято с сайта - Архивы России

Правила
работы пользователей в читальных залах
государственных архивов Российской Федерации

1. Общие положения

1.1 Настоящие Правила разработаны в соответствии с «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» (М., 1998); Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19); Федеральным законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ; Федеральным законом РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ; Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов РФ, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел (утверждено приказом Минкультуры России, МВД России, ФСБ России от 25.07.2006 № 375/584/352).

1.2 Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальном зале архива.

1.3 Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архива.

1.4 Плата за посещение читального зала архива и пользование документами не взимается.

1.5 Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с Прейскурантом цен на услуги, предоставляемые архивом (цены в архивах разные).

1.6 График работы читального зала устанавливается руководством архива.

2. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива
2.1 Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, допускаются в читальный зал на основании официального письма направившего их учреждения (организации).

2.2 Студенты высших учебных заведений представляют официальное письмо с обоснованием необходимости работы с архивными документами по определенной теме за подписью ректора (проректора, декана факультета).

2.3 Учащиеся средних учебных заведений допускаются к работе в читальном зале на основании официального письма руководителя учебного заведения на имя директора архива. Их работа осуществляется под руководством назначенного учебным заведением лица, ответственного за соблюдение учащимися настоящих правил.

2.4 Пользователи, занимающиеся архивными исследованиями по личной инициативе, допускаются в читальный зал по личному заявлению.

2.5 Порядок доступа пользователей к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел определен Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов РФ, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел (утверждено приказом Минкультуры России, МВД России, ФСБ России от 25.07.2006 № 375/584/352).

2.6 Порядок доступа к документам, содержащим персональные данные, определен Регламентом доступа к документам архива, содержащим персональные данные.

2.7 Иностранные пользователи допускаются к работе в читальном зале на основании официального письма зарубежного научного учреждения, принимающей российской организации, дипломатического представительства или личного заявления на имя директора архива.

2.8 Переводчики, сопровождающие иностранных пользователей, оформляются для работы в читальном зале отдельно на общих основаниях.

2.9 В официальных письмах и личных заявлениях указываются фамилия, имя, отчество пользователя, его домашний адрес, телефон, серия и номер документа, удостоверяющего личность, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования, цель работы.

2.10 Реабилитированные лица, их родственники и наследники оформляют заявление о доступе к архивно-следственным и проверочно-фильтрационным делам по особой форме.

2.11 Архив вправе потребовать от пользователей, работающих с документами, содержащими персональные данные, расписку установленного образца.

2.12 Допуск к работе с документами в читальном зале архива осуществляется по письменному разрешению директора архива на необходимый пользователю срок, но не более чем на 1 год с момента оформления.

2.13 При изменении темы исследования пользователи предоставляют в архив новое официальное письмо или личное заявление.

2.14 Пользователи, допущенные к работе с документами архива, знакомятся с настоящими Правилами, Положением о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов РФ, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел (утверждено приказом Минкультуры России, МВД России, ФСБ России от 25.07.2006 № 375/584/352), Регламентом доступа к документам архива, содержащим персональные данные, и заполняют анкету установленного образца.

2.15 Оформление пропуска в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователем документа, удостоверяющего личность.

3. Права, обязанности и ответственность пользователей
3.1 Пользователям предоставляется имеющийся в архиве НСА (описи, перечни, обзоры, каталоги, картотеки, базы данных), дела (в том числе фото-, фоно- и видеодокументы) по теме исследования, а также техническое оборудование для работы с ними.

3.2 Пользователи, работающие в читальном зале архива, имеют право:

3.2.1 Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивом через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.

3.2.2 Получать консультации специалистов архива о составе и содержании документов, поступивших на госхранение, в соответствии с темой исследования, а также об имеющемся научно-справочном аппарате к документам.

3.2.3 Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел, существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.2.4 Обжаловать отказ в выдаче архивных дел или НСА по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.
Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к директору архива, Федеральную архивную службу России, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.

3.2.5 Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов библиотеки и справочно-информационного фонда.

3.2.6 Заказывать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, архивных справочников.

3.2.7 При наличии технических возможностей по специальному разрешению директора архива использовать собственные технические средства для работы в читальном зале (персональный компьютер, магнитофон, диктофон). Использование личной техники допускается, если это не мешает работе других пользователей.

3.3 Пользователи обязаны:

3.3.1 Соблюдать настоящие Правила работы читального зала архива.

3.3.2 Регистрироваться при каждом посещении в Журнале регистрации посещений читального зала.

3.3.3 Заполнять «Листы использования» просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), тему, характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.), номера просмотренных листов.

3.3.4 После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела, печатные издания сотруднику читального зала.

3.3.5 Соблюдать технические требования обращения с оборудованием при работе с документами на специальных и электронных носителях.

3.3.6 Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

3.3.7 В соответствии с Законом Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива, хранящего документы, их поисковые данные (номер фонда, описи, дела, листа).

3.4 Пользователи по возможности должны предоставлять архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.

3.5 В соответствии с действующим законодательством (Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях) архив может лишить права работы в читальном зале (постоянно или временно) пользователей, допустивших хищение или порчу архивных документов, архивных справочников, технического оборудования, а также систематически нарушающих настоящие Правила. Руководство архива письменно информирует об этом пользователей и организации, направившие их для работы в читальный зал.

4. Порядок выдачи дел, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата

4.1 Дела и описи предоставляются пользователям на основании заполненных бланков-заказов. Дела и описи выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.
Выдача дел организациям (учреждениям) во временное пользование оформляется актом выдачи дел во временное пользование (после положительного рассмотрения соответствующего запроса главным хранителем фондов).

4.2 Пользователю разрешается одновременно заказывать до 5 описей и 5 дел (в каждом архиве свои нормы выдачи, есть и ограничения по кол-ву листов в деле). По разрешению директора архива количество выдаваемых описей и дел для иногородних пользователей может быть увеличено. Для студентов и учащихся средних учебных заведений одновременно выдается не более 5 дел. Норма выдачи особо ценных дел — до 5 единиц хранения, фоно- и видеодокументов — 1 единица хранения.

4.3 Описи выдаются пользователям в день заказа; справочно-информационные и другие печатные издания — в течение 3-х рабочих дней со дня оформления заказа. Описи личных дел выдаются пользователям при условии положительного решения директора архива о допуске пользователя к данным документам.

4.4 Выдача дел пользователям производится на следующий день. Если требование на дела было передано сотруднику читального зала до 15 час., выдача дел осуществляется на следующий день с 10 час.; если требование было передано после 15 час., то выдача дел осуществляется на следующий день после 13 час. Для иногородних пользователей дела выдаются в день заполнения заказа на выдачу дел.

4.5 Срок выдачи архивно-следственных и проверочно-фильтрационных дел, не прошедших научно-технической обработки, согласовывается сотрудником читального зала с сотрудником отдела обеспечения сохранности, осуществляющим НТО данных дел.

4.6 Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней; дела, печатные издания — на срок до одного месяца; особо ценные документы — на срок до 5 дней.
Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, других материалов согласуется с сотрудником читального зала; особо ценных документов — с главным хранителем фондов. Продление установленных сроков выдачи дел допускается в особых случаях, но не может превышать 2-х недель; в этом случае оформляется новый заказ.

4.7 В случаях, когда заказанные пользователем дела не были востребованы в течение 2-х недель, они сдаются сотрудником читального зала в архивохранилище.

4.8 Отказ или отсрочка в выдаче дел допускается в случаях:
— их плохого физического состояния;
— ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
— необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
— выдачи дел во временное пользование другим учреждениям;
— экспонирования заказанных материалов на выставке;
— выдачи их другому пользователю.
В читальный зал не выдаются дела, не прошедшие научного описания и технического оформления; подлинники документов при наличии копий фонда пользования; документы, с которых не снят ограничительный гриф.

4.9 В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.9.1 Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки, пластиковые пакеты, зонты.

4.9.2 Курить в здании архива.

4.9.3 Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, помещенных поверх документов, загибать углы листов дела, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы.

4.9.4 Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.9.5 Употреблять в читальном зале продукты питания, напитки.

4.9.6 Вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

4.10 При получении описей, дел и других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.
При обнаружении повреждения или дефектов дел (документов), отсутствия листов в деле, неправильной нумерации листов пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей

5.1 По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов может осуществляться их копирование (ксерокопирование, сканирование).

5.2 Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

5.3 Копирование документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.4 Копирование документов, содержащих персональные данные, производится в соответствии с Регламентом доступа к документам архива, содержащим персональные данные.

5.5 Копирование документов, содержащихся в прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных делах, по запросам реабилитированных лиц и лиц, в отношении которых велось производство по фильтрационно-проверочным делам, их родственников и наследников, выполняется архивом бесплатно, но не более 20 листов из одного дела (Положение о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов РФ, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел — п. 15; приказ директора архива от 10.01.2007 г. № 02-ОД).

5.6 Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с законом Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах».

5.7 Объем, сроки изготовления копий и виды копирования (ксерокопирование, сканирование) устанавливаются директором архива с учетом технических возможностей архива и физического состояния документов.

5.8 Копирование документов дела в полном объеме может производиться только с разрешения руководства архива.
Не принимаются заказы на копирование документов плохой физической сохранности.
Вопрос о копировании особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки, решается руководством архива в каждом конкретном случае.

5.9 Копирование описей, каталогов, картотек, а также баз данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.

5.10 В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей.
Копирование техническими средствами пользователей (в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др.) производится только с разрешения директора архива в помещении архива под контролем сотрудника читального зала.
Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архив не несет.

5.11 По согласованию с директором архива пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещении архива под контролем его сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

5.12 На каждой копии документа сотрудником читального зала проставляются выходные данные: номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа, ставится печать архива. Все копии заверяются директором архива (или лицом, его замещающим).

5.13 Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку.

6. Оказание платных услуг
Услуги, оказываемые пользователям в читальном зале архива, предусмотрены Прейскурантом цен на услуги, как правило они вывешены на информационном стенде, находящемся в самом читальном зале, либо можно спросить прейскурант на услуги у сотрудников читального зала .